Truyền thông nội bộ là một khái niệm không mới trên thế giới. Nhưng tại Việt Nam, vấn đề này chưa được các doanh nghiệp quan tâm và đầu tư đúng mức.
Thực tế, truyền thông nội bộ sẽ là một công cụ hỗ trợ đắc lực cho doanh nghiệp để phát triển bền vững. Và mỗi doanh nghiệp sẽ có quy mô, văn hoá, ngành nghề tương ứng khác nhau, điều đó dẫn đến phương pháp truyền thông nội bộ cũng riêng biệt. Điều mà ban lãnh đạo của mỗi công ty cần làm là nhìn nhận, hiểu rõ về truyền thông nội bộ để đưa ra được phương án truyền thông phù hợp với doanh nghiệp của mình.
Truyền thông nội bộ là gì?
Chúng ta đang ở thời đại 4.0, khi mà truyền thông đang bùng nổ và thực sự có được vị thế mạnh mẽ của mình. Các doanh nghiệp cũng đang không ngừng tìm hiểu, phát triển mảng truyền thông hơn cho mình để thu được nhiều giá trị tiềm năng hơn. Truyền thông của mỗi doanh nghiệp tồn tại 2 loại: truyền thông bên ngoài và truyền thông bên trong (hay còn gọi là truyền thông nội bộ).
Nói dễ hiểu hơn, truyền thông nội bộ là hoạt động giao tiếp bên trong doanh nghiệp, giao tiếp giữa các thành viên, các phòng ban, giữa ban giám đốc với các cán bộ nhân viên, giữa ban giám đốc với cổ đông hiện hữu của công ty.
Tại sao truyền thông nội bộ lại quan trọng?
Không phải tự nhiên mà truyền thông nội bộ lại rất được quan tâm tại các quốc gia phát triển khác. Truyền thông nội bộ mang lại nhiều lợi ích to lớn cho doanh nghiệp, và những lợi ích này xuất phát từ trong chính cốt lõi của công ty.
Đối với ban giám đốc, cổ đông
Ban lãnh đạo doanh nghiệp sử dụng truyền thông nội bộ để huy động các nguồn lực khả dĩ có trong nội bộ để sử dụng khi cần thiết. Khi truyền thông nội bộ tốt, ban giám đốc có khả năng huy động nguồn vốn từ cổ đông dễ dàng hơn; Có được niềm tin và sự ủng hộ từ phía các cổ đông hiện hữu, từ đó các rủi ro nhưng “mất quyền lãnh đạo”, “thâu tóm” để được loại trừ.
Đối với cán bộ công nhân viên
Truyền thông nội bộ tốt giúp nhân viên hiểu được vai trò của mình trong tổ chức, từ đó có những phấn đấu trong công việc để đạt được mục đích chung của công ty. Ban lãnh đạo thấu hiểu được năng lực, khả năng, nhu cầu, quan điểm của nhân viên, từ đó đưa ra được những chính sách lương thưởng và đãi ngộ hợp lý nhất. Các thành tích của mỗi cá nhân cũng được lãnh đạo, giúp kích thích sự hợp tác, cạnh tranh và thúc đẩy chất lượng công việc.
Khi có hệ thống truyền thông nội bộ thực sự chất lượng, doanh nghiệp sẽ sở hữu chính sách quản lý hiệu quả và minh bạch, nhân viên đều tường tận, nắm bắt chính xác các thông tin cần thiết về hoạt động, mục tiêu, lý tưởng của công ty. Như vậy, đây là sẽ là một “chất kết dính” tuyệt vời giúp gắn kết nhân viên, tăng cường các mối quan hệ trong công ty từ cốt lõi.
Các công cụ truyền thông nội bộ
Có rất nhiều các công cụ truyền thông nội bộ mà mỗi doanh nghiệp có thể sử dụng. Sau đây chúng tôi sẽ liệt kê những hình thức được ưa chuộng sử dụng nhiều nhất. Nhưng bạn nên nhớ rằng, không phải doanh nghiệp nào cũng sử dụng rất cả những công cụ dưới đây, tùy vào mục đích và đặc điểm doanh nghiệp mà sẽ có những lựa chọn khác nhau.
- Bảng tin: Phương pháp này tiết kiệm nhất, cũng rất hiệu quả khi muốn truyền thông về sự kiện nào đó. Doanh nghiệp chỉ cần in poster, dán lên bảng tin để nhân viên có thể nhìn thấy là được.
- Email: Hình thức này thường được dùng khi thông báo về chính sách mới, sự kiện hay tin tức về doanh nghiệp. Thường được sử dụng nhiều trong các doanh nghiệp có quy mô lớn.
- Radio: Bạn muốn tổ chức những buổi trò chuyện của nhân viên, cập nhật thông tin từ cấp trên, hay đơn giản là bật nhạc và để cán bộ công nhân viên có vài phút tập luyện thể dục cùng nhau thì đây là công cụ tuyệt vời dành cho bạn.
- Tạp chí nội bộ: hình thức này được ưu tiên sử dụng trước khi email ra đời. Tuy nhiên, chi phí khá tốn kém, cập nhật thông tin chưa được nhanh. Trong thời điểm hiện tại, có nhiều doanh nghiệp vẫn còn sử dụng nhưng tần suất ít, chỉ xuất bản theo quý, bán niên hoặc theo năm.
- Truyền miệng: Bên cạnh các công cụ mang tính chủ động, công cụ mang tính thụ động như truyền miệng cũng mang lại kết quả khá khả quan. Các công ty thường sử dụng truyền miệng nếu quy mô nhỏ. Cụ thể, ban lãnh đạo sẽ đưa thông báo, tin tức cho trưởng phòng, trưởng nhóm rồi để họ truyền tới các nhân viên trực thuộc.
- Chương trình tổng kết, vui chơi, giải trí: Tổ chức các hoạt động teamwork, vui chơi giải trí hay thành lập các CLB về sở thích như âm nhạc, bóng đá, bóng bàn, game,…cũng là những hình thức truyền thông nội bộ hiệu quả. Đặc biệt, nó còn là truyền thông nội bộ đến nhiều nhóm đối tượng đặc thù hơn nữa.
Làm thế nào để có được những chiến dịch truyền thông nội bộ hiệu quả?
Lựa chọn phương pháp truyền thông
Tùy vào tính chất, đặc điểm của phần đa nhân sự để người thực hiện lựa chọn phương pháp truyền thông nội bộ sao cho đúng. Ví dụ, nếu doanh nghiệp của bạn thiên về kinh doanh, nhân sự cũng phần lớn thuộc dạng chủ động trong công việc, các hình thức cổng tin tức, bảng tin sẽ xây dựng truyền thông nội bộ hiệu quả. Còn đối với doanh nghiệp làm việc “bàn giấy” nhiều, nhân sự cũng có phần hơi “chây ỳ” thì hình thức email sẽ là lựa chọn khá sáng suốt cho chiến dịch truyền thông nội bộ của doanh nghiệp đó.
Điều phối tương tác
Có cho đi sẽ phải có nhận lại, khi bạn đưa ra thông báo cũng cần nhận lại phản hồi từ phía đối tượng, hay nói cách khác là cần có sự giao tiếp giữa lãnh đạo và công nhân viên. Sự tương tác hai chiều giúp đôi bên thấu hiểu nhau, đồng thời sẽ có những điều chỉnh thích hợp để vấn đề được giải quyết một cách dễ dàng nhất.
Ví dụ, đội ngũ nhân viên có thể phản hồi ý kiến, tin tức từ lãnh đạo thông qua diễn đàn nội bộ hay email. Như vậy, nhân viên sẽ tích cực đóng góp ý kiến hơn, luôn sẵn sàng đưa ra những quan điểm hay sáng kiến cá nhân nhằm chung sức xây dựng doanh nghiệp.
Ví dụ về truyền thông nội bộ
Những doanh nghiệp lớn tại Việt Nam phải kể đến những cái tên như Vinamilk, Viettel, VNPT, Sabeco, Vingroup, Masan, Vinaphone, Vietcombank và FPT. Những ông lớn trên đều có một đặc điểm chung là xây dựng truyền thông nội bộ khá hiệu quả. Trong bài viết này, chúng tôi sẽ đi sâu hơn vấn đề này với ví dụ về truyền thông nội bộ của tập đoàn FPT.
Tại FPT, văn hoá “tôn đổi đồng – chí gương sáng” luôn được đề cao. “Tôn đổi đồng” mang nghĩa là tôn trọng cá nhân, tinh thần đổi mới và tinh thần đồng đội. Tức, cấp dưới có thể nêu ý kiến thẳng thắng với cấp trên mà không phân biệt vị trí.
Với quy mô rộng lớn, nhiều công ty con với ngành nghề khác nhau, nhưng FPT vẫn khéo léo kết nối hàng ngàn công nhân viên bằng một cổng thông tin chung. Cổng thông tin này sẽ có đầy đủ sơ đồ bộ máy tập đoàn, ban lãnh đạo các công ty, những tấm gương nhân viên tiêu biểu cũng được vinh danh tại đây. Không chỉ có vậy, các thông tin về tập đoàn cũng luôn được cập nhật một cách nhanh chóng nhất.
Cổng thông tin là một hình thức kết nối người với người trực tuyến, còn offline thì sao? FPT cũng có. Một “hội làng FPT” luôn được chú trọng tổ chức mỗi dịp đầu năm, khi Tết đến xuân về. Lúc này, các cán bộ nhân viên trực thuộc FPT đều được tham gia, cùng ca hát văn nghệ, cùng thi nấu ăn, thi “trạng”, và nhiều hình thức thi khác thay đổi hàng năm.
Đi sâu hơn vào các công ty nhỏ của FPT, mỗi doanh nghiệp trực thuộc này cũng có những hình thức truyền thông nội bộ khác nhau. Như FPT IS bên cạnh cổng thông tin còn thưởng sử dụng email để thông báo tin tức, khoá học đào tạo tới công nhân viên, bên cạnh đó là sử dụng radio cùng nhau luyện tập thể dục tại chỗ vài phút trước khi bắt đầu giờ làm buổi chiều.
Quy mô tập đoàn FPT trải dài khắp trong nước cũng như nước ngoài, đa ngành nghề đa lĩnh vực, và truyền thông nội bộ được xây dựng từ sớm là một phần giúp FPT có được chỗ đứng như ngày hôm nay.
Các doanh nghiệp cũng cần làm điều tương tự, thay đổi tư duy và hành động. Thời đại 4.0 bắt đầu và việc thực hiện, hệ thống hóa truyền thông nội bộ càng cần thiết. Thay đổi, tăng cường tính tương tác giữa nhân viên và lãnh đạo, từ đó truyền tải thông điệp tới khách hàng là điều cần thiết hơn bao giờ hết.
Truyền thông nội bộ tốt là khi mỗi mảnh ghép của doanh nghiệp, của tập đoàn đều triển khai tốt nhiệm vụ của mình. Chúng tôi tin rằng chỉ cần vậy thì doanh nghiệp sẽ đảm bảo khỏe mạnh, đủ sức vượt qua khó khăn và phát triển bền vững trong tương lai. Truyền thông nội bộ giúp doanh nghiệp thành công từ trong tâm như vậy đấy.
