ERP là gì? Tìm hiểu về hệ thống ERP trong doanh nghiệp

ERP là gì? Cũng không phải ngẫu nhiên mà các doanh nghiệp lại ưu ái lựa chọn hệ thống ERP đến vậy. Nó được xem là một công cụ quản trị quan trọng và được ứng dụng nhiều nhất trong các doanh nghiệp trên toàn thế giới. Bên cạnh đó, người ta còn ví hệ thống ERP như một trục xương sống trong việc điều hành và quản lý doanh nghiệp quy mô từ nhỏ đến lớn. Bài viết hôm nay sẽ giới thiệu tất tần tật về ERP giúp bạn đọc hiểu rõ hơn về lợi ích của nó, từ đó ứng dụng vào doanh nghiệp của mình.

Tìm hiểu các khái niệm liên quan đến ERP

Trước khi tìm hiểu về lợi ích của phần mềm ERP, chúng ta cùng xem ERP có nghĩa là gì nhé!

ERP là gì?

ERP là viết tắt của cụm từ tiếng Anh Enterprise Resource Planning. Cụ thể:

• Enterprise: nghĩa là Doanh nghiệp. Phần mềm ERP được các doanh nghiệp sử dụng để có một quy trình hoạt động tốt nhất. ERP tích hợp tất cả các chức năng và các phòng ban trong công ty, kết nối qua một hệ thống máy tính duy nhất.
• Resource: nghĩa là Tài nguyên. Trong kinh doanh, resource được hiểu là nguồn lực bao gồm nhân lực, tài chính, công nghệ. Khi ứng dụng ERP vào doanh nghiệp, nó phải biến nguồn lực thành tài nguyên mà tất cả các bộ phận có thể khai thác được, phục vụ cho doanh nghiệp.
• Planning: nghĩa là Hoạch định. Thông thường, các nhân viên phòng ban sẽ thường xuyên trao đổi khi giải quyết công việc. EPR có khả năng tính toán, đưa ra dự báo trong quá trình sản xuất kinh doanh. Ngoài ra, ERP còn có khả năng hỗ trợ lập kế hoạch sản xuất kinh doanh.

Phần mềm ERP là gì?

Phần mềm ERP là một phần mềm có khả năng hoạch định nguồn lực của doanh nghiệp, ứng dụng khoa học công nghệ thông tin để quản lý các hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp, thu thập, lưu trữ và phân tích dữ liệu.

Hệ thống ERP là gì?

Hệ thống ERP hay ERP system là gì? Đó là một hệ thống gồm nhiều ứng dụng khác nhau tập trung lại giúp nhân viên cũng như các nhà quản lý doanh nghiệp xây dựng được quy trình chuẩn để tương tác với nhau trên một cơ sở tài nguyên chung. Nhờ đó, các tài nguyên được quản lý một cách tập trung và toàn diện. Một khi hệ thống tài nguyên được phát triển, sức mạnh của doanh nghiệp sẽ tăng lên.

Lợi ích mà Hệ thống ERP mang lại cho doanh nghiệp

Phần mềm ERP giúp cho các doanh nghiệp tối ưu hóa doanh thu, lợi nhuận và tối thiểu hóa chi phí. Dưới đây là những lợi ích cụ thể mà ERP mang lại cho doanh nghiệp:

Quản lý thông tin khách hàng

Các dữ liệu của Công ty đều tập trung lại trên hệ thống ERP. Do đó, mọi nhân viên đều có quyền truy cập và có thể xem được thông tin của khách hàng. Thậm chí một số người được phân quyền thay đổi thông tin trên đó mà không sợ thông tin khách hàng bị cũ, không được cập nhật mới nhất. Đặc biệt, người quản lý hay CEO cũng có thể xem được nhân viên mua gì, mua ở đâu và giá bao nhiêu một cách dễ dàng.

Đẩy mạnh quá trình sản xuất, kinh doanh

ERP là một công cụ có khả năng tự động hóa toàn bộ hoặc chỉ một phần quy trình sản xuất. Từ khâu xử lý nguyên vật liệu cho đến khâu thành phẩm, quản lý đầu vào, đầu ra,…Tất cả được quản lý trên một hệ thống, giúp Công ty tiết kiệm thời gian, chi phí giảm, năng suất tăng, tối ưu hóa nguồn nhân lực. Người quản lý sẽ xem được tất cả các dữ liệu, thông số trên một giao diện mà không cần phải đến trực tiếp khu vực sản xuất.

Quản lý dự án

ERP có thể giúp doanh nghiệp theo dõi và kiểm tra xem chất lượng sản phẩm có đồng nhất không, từ đó lên kế hoạch phân bổ nguồn lực hợp lý cho dự án. ERP còn có khả năng tự động kiểm tra xem nhân viên nào làm tốt, từ đó gán tác vụ trong dự án lên người đó, tiết kiệm thời gian cho người quản lý.

Kiểm soát tài chính

ERP có khả năng tổng hợp tất cả các thông tin liên quan đến tài chính thành một phiên bản duy nhất, từ đó hạn chế những đánh giá không đúng của người quản lý về tình hình doanh nghiệp. Bên cạnh đó, ERP còn giúp lập báo cáo tài chính quốc tế như GAAP hay IFRS, thậm chí cả VAS.

Kiểm soát hàng tồn kho

ERP giúp người quản lý biết được trong kho còn bao nhiêu hàng, cụ thể ở vị trí nào, nguyên vật liệu nhiều hay ít. Điều này sẽ giúp các Công ty tính toán được việc nhập thêm các nguyên vật liệu hay sản xuất thêm hàng cho vào kho.

Chuẩn hóa hoạt động nhân sự

ERP giúp bộ phận nhân sự theo dõi được giờ bắt đầu làm việc và giờ của nhân viên, khối lượng công việc của từng người, từ đó tính lương và các phúc lợi, thậm chí khi nhân viên làm việc ở các bộ phận khác nhau, khu vực địa lý khác nhau. Ngoài ra, nhờ ERP mà nhân viên cảm thấy được trả lương công bằng.

Phương tiện liên lạc trong công ty

ERP giúp các nhân viên tương tác qua lại tiện lợi và nhanh chóng, chỉ bằng những thao tác nhỏ, giúp các bộ phận cập nhật kịp thời thông tin, từ đó đồng bộ dần hoạt động kinh doanh.

Tìm hiểu về dự án ERP

Dự án ERP là gì?

Dự án ERP là kiểu dự án triển khai cài đặt phần mềm quản trị doanh nghiệp đối với toàn bộ hoạt động trong Công ty. Tùy theo quy mô từng doanh nghiệp, dự án ERP sẽ được áp dụng cho một số hoặc toàn bộ các phần hành.

Quy trình triển khai dự án ERP

Trên thực tế, dự án ERP có quy trình triển khai khá tốn kém và phức tạp, đòi hỏi các nhà quản lý phải cân nhắc và xem xét nguồn lực có đủ khả năng vận dụng hoàn toàn hệ thống ERP vào toàn bộ các hoạt động của doanh nghiệp hay không.

Thông thường, dự án ERP sẽ có quy trình gồm 5 bước chính:

• Bước 1 – Chuẩn bị: Người chủ doanh nghiệp phải xác định được mục tiêu rõ ràng và kết quả muốn đạt được, đồng thời chọn được đơn vị uy tín để triển khai hệ thống ERP.
• Bước 2 – Lập kế hoạch: Doanh nghiệp và đơn vị được chọn triển khai dự án sẽ cùng nhau thảo luận về nguồn lực, tài nguyên và nhu cầu,…Doanh nghiệp sẽ đưa ra quy trình hoạt động hiện tại để đơn vị cung cấp hệ thống ERP lập được kế hoạch sát với yêu cầu từ phía doanh nghiệp.
• Bước 3 – Thử nghiệm: Đơn vị cung cấp ERP sẽ thực hiện tùy chỉnh hệ thống ERP sao cho phù hợp với quy trình của doanh nghiệp, bao gồm: mẫu báo cáo, mối quan hệ các phòng ban và trình tự xử lý thông tin,…

• Bước 4 – Đánh giá: Sau khi đơn vị cung cấp ERP đã tùy chỉnh xong, doanh nghiệp sẽ thử nghiệm với quy mô nhỏ của mô hình ERP, từ đó đưa ra ý kiến chỉnh sửa. Bên cạnh đó, nhân viên cũng được đào tạo và huấn luyện làm quen và sử dụng với nó.
• Bước 5 – Triển khai: Sau khi giải pháp về phần mềm ERP đã được thông qua, doanh nghiệp sẽ triển khai rộng rãi và ứng dụng nó trong toàn bộ công ty. Bắt đầu mở các đợt đào tạo có quy mô lớn và đưa mô hình vào hoạt động thực tế.

Một số phần mềm ERP uy tín hiện nay

Dưới đây là những phần mềm ERP uy tín có trả phí hiện nay.

Phần mềm SAP ERP (hay ERP SAP)

SAP ERP là gì? Đó là một phần mềm ERP rất nổi tiếng của Tập đoàn công nghệ SAP tại Đức Tập đoàn công nghệ của Đức, được thành lập vào năm 1972. Phiên bản SAP ERP 6.0 được ra mắt lần đầu vào năm 2006. Trải qua 48 năm hoạt động, hệ thống SAP ERP đã được hàng trăm nghìn khách hàng tin tưởng và sử dụng. Cho đến nay, nhiều phiên bản khác ra đời như SAP S/4HANA Cloud, SAP S/4HANA, SAP Business One …

Phần mềm NetSuite ERP

NetSuite ERP là một phần mềm giải pháp điện toán đám mây đứng đầu thế giới, được phát triển bởi Công ty Oracle tại Hoa Kỳ. Bên cạnh NetSuite ERP, Công ty Oracle còn nhiều sản phẩm khác như: PeopleSoft, Oracle E-Business Suite, Oracle ERP Cloud…

Phần mềm Microsoft Dynamic NAV

Đây là một sản phẩm ERP của Microsoft – hãng công nghệ hàng đầu thế giới. Tuy nhiên so với các hãng khác trong lĩnh vực này, Microsoft được cho là kém cạnh hơn. Một phiên bản khác của Microsoft là phần mềm ERP có tên là Microsoft Dynamics GP.

Một số phần mềm khác

Bên cạnh những phần mềm nổi tiếng được kể trên, các phần mềm ERP cũng tương đối tốt như: Info, Syspro,…Tại các doanh nghiệp Việt Nam, một số cái tên được dùng phổ biến như FAST, Bravo, SSG, ITG,…

Phần mềm ERP miễn phí, mã nguồn mở

Đó là những phần mềm ERP mà bạn có thể tải về từ internet và không phải trả bất cứ chi phí nào. Một trong số những phần mềm ERP miễn phí đang được ưa chuộng nhất hiện nay chính là ODOO ERP.

ODOO ERP có nhiều ưu điểm vượt trội, đang dần được các doanh nghiệp Việt lựa chọn, cụ thể như:

• Không cần trả phí bản quyền, không cần phần cứng quá mạnh.
• Có thể tự tùy chỉnh hệ thống mà không phụ thuộc vào nhà cung cấp phần mềm.
• Cũng có chức năng đầy đủ như phần mềm ERP mã nguồn đóng.
• Thân thiện với tất cả các hệ điều hành.
• Hỗ trợ hơn 80 ngôn ngữ trên toàn thế giới.
• Được phép nhập xuất chuyển đổi dữ liệu mà không phụ thuộc nhà cung cấp.

Server cho hệ thống ERP

Hầu hết những doanh nghiệp lớn đều đầu tư nhiều tiền cho các phần mềm, Công nghệ thông tin (khoảng 3% doanh thu hàng năm). Họ vô cùng chú trọng đến việc quản lý và tính bảo mật về thông tin doanh nghiệp. Thường trong doanh nghiệp này sẽ có hẳn một phòng IT riêng biệt, chuyên nghiệp để quản lý. Phòng server xử lý dữ liệu cũng được đặt riêng, bao gồm cả server cho hệ thống ERP.

Để triển khai việc cài đặt hệ thống ERP, chúng ta sẽ cần một máy chủ như Microsoft SQL Server, Mysql, Oracle,…Theo đó, việc cài đặt phần mềm ERP sẽ được thực hiện 1 lần duy nhất, tại 1 máy server.

Bên cạnh chi phí cho phần mềm ERP, các doanh nghiệp sẽ phải đầu tư để có thiết bị mạng, ít nhất 2 server, phí bản quyền database (nếu chọn Microsoft SQL Server hoặc Oracle), cũng như nhân viên IT giỏi và có chuyên môn quản trị hệ thống. Trong số đó, SQL server 2014 Enterprise khá phổ biến bởi nó miễn phí đồng thời không giới hạn số lượng người dùng.

SQL Server 2014 Enterprise là một công cụ hỗ trợ việc quản lý dữ liệu đơn giản và chính xác nhất. Đây là một hệ quản trị cơ sở dữ liệu được Microsoft phát triển, dùng để tương tác và quản lý các cơ sở dữ liệu giữa máy cài server và máy client.

Hy vọng bài viết trên đã giúp các bạn hiểu rõ được ERP là gì và lợi ích của nó mang lại cho doanh nghiệp. Phần mềm ERP là một giải pháp tuyệt vời trong việc quản lý doanh nghiệp bao gồm hoạt động kinh doanh, tài chính, nhân sự và những vấn đề đau đầu khác của người làm chủ.